Traiter les demandes d’ajout
À quoi ça sert
Les référents peuvent soumettre des demandes d’ajout lorsqu’une valeur de référentiel (organisation, programme, mot-clé…) n’existe pas encore. Cette page décrit le traitement administrateur de ces demandes.
Qui peut le faire
Administrateurs : menu Gestion → Demandes d’ajout.
Pour la soumission côté référent, voir Soumettre une demande d’ajout.
Traitement général
- Menu Gestion → Demandes d’ajout.
- Filtrez par statut, type, utilisateur ou date.
- Ouvrez une demande pour voir le contenu proposé, la fiche d’origine (lien cliquable) et le commentaire éventuel.
- Indiquez l’issue :
- Présent — l’élément existait déjà ;
- Ajouté — l’élément a été créé dans le référentiel ;
- Refusé — la demande est rejetée (motif obligatoire pour les organisations).
- Enregistrez.
Les demandes traitées passent au statut Terminé.
Pour les référentiels simples (programme, financement, mot-clé, personnel…), les cases Présent, Ajouté et Refusé suffisent : cochez l’issue appropriée puis enregistrez.
Cas particulier : demande d’organisation
Les demandes de type organisation (bouton Demande d’ajout sur un champ établissement ou partenaire) suivent un assistant dédié. Les cases Présent et Ajouté sont désactivées tant que la demande n’a pas été traitée via cet assistant.
Contenu soumis par le référent
Lors de la soumission, le référent renseigne notamment :
- un libellé (obligatoire) ;
- un type d’organisation (obligatoire, texte libre repris du formulaire) ;
- une ville et un pays (obligatoires) ;
- un site web (optionnel).
La demande est rattachée à la fiche en cours de saisie (projet, mobilité, formation internationale…) lorsque le bouton a été utilisé depuis un formulaire d’édition (fiche déjà enregistrée). Depuis un formulaire de création, la demande est soumise sans lien vers la fiche : le rattachement et la liaison automatique (étape 3 de l’assistant) ne sont pas possibles.
Refuser une demande
Pour rejeter une demande d’organisation sans passer par l’assistant :
- Cochez Refusé.
- Renseignez un commentaire (obligatoire) expliquant le motif du refus.
- Enregistrez.
Traiter via l’assistant
- Ouvrez la demande, puis cliquez sur Traiter la demande.
- Suivez les étapes de l’assistant :
Étape 1 — Recherche
LaBRRI recherche automatiquement les organisations au libellé proche ou identique à celui demandé.
- Si une organisation convient : sélectionnez-la, puis Utiliser cette organisation → issue Présent.
- Sinon : Aucune correspondance, continuer pour passer à la création.
Étape 2 — Création (si nécessaire)
Un formulaire pré-rempli reprend les informations de la demande (libellé, type, pays, ville, site web). Vous pouvez :
- reprendre champ par champ les valeurs proposées par le référent ;
- compléter le type (liste administrée), le pays, la ville, le code de référence, les coordonnées et les références externes ;
- sélectionner une organisation existante signalée comme homonyme plutôt que d’en créer une nouvelle.
La création d’une organisation au libellé déjà existant est bloquée. En cas d’homonyme exact, utilisez l’organisation déjà présente dans le référentiel.
- Créer l’organisation → issue Ajouté ;
- Utiliser l’organisation sélectionnée (homonyme) → issue Présent.
Étape 3 — Liaison à la fiche d’origine (si la demande provient d’un formulaire d’édition)
Lorsque la demande est liée à une fiche en cours d’édition, une dernière étape propose de lier automatiquement l’organisation retenue au champ concerné (partenaire, établissement… selon la rubrique). Cette étape n’apparaît pas si la demande a été soumise depuis un formulaire de création (fiche pas encore enregistrée).
Cochez l’option proposée si vous souhaitez que LaBRRI complète la fiche d’origine à votre place, puis confirmez.
Après traitement
Une fois traitée, la demande affiche un bandeau récapitulatif (statut, commentaire, date, lien vers l’organisation retenue).
Le bouton Modifier la réponse permet de réinitialiser le traitement. Si une liaison automatique avait été effectuée sur la fiche d’origine, celle-ci peut être retirée lors de cette réinitialisation.
Types de demandes courantes
| Champ | Référentiel cible |
|---|---|
| Établissement / partenaire | Organisations (assistant dédié — voir ci-dessus) |
| Programme | Programmes |
| Financement | Sources de financement |
| Mot-clé | Mots-clés |
| Personnel | Personnels |
Voir aussi Gestion des organisations pour la création directe et la gestion des homonymes.