Référentiels
À quoi ça sert
Les référentiels sont les listes de valeurs utilisées dans les formulaires de saisie (types, programmes, mots-clés…). Leur qualité conditionne la cohérence des données saisies par les référents métier.
Qui peut le faire
La gestion des référentiels est réservée aux administrateurs (menu Listes).
Structure de l’établissement
Composantes
Composantes administratives et pédagogiques (UFR, école, institut…). Rattachent les personnels, projets et formations.
Accès : Listes → Composantes
Unités
Unités de recherche de l’établissement. Rattachement principal des activités de recherche internationale.
Accès : Listes → Unités
Champs principaux :
| Champ | Origine | Rôle |
|---|---|---|
| Libellé | Siham (sync) ou saisie | Nom de l’unité |
| Code Siham | Siham (sync) | Identifiant RH |
| Code Apogée | Saisie admin | Rattachement des doctorats en cotutelle importés depuis Apogée uniquement (plusieurs codes possibles, séparés par ;) |
| Code référentiel autre | Saisie admin | Structures HAL pour la moisson : préfixe HAL_ obligatoire devant l’identifiant numérique (ex. HAL_5545 ; plusieurs codes : HAL_5545;HAL_12389) |
La synchronisation quotidienne Siham met à jour libellé et code Siham sans modifier le code référentiel autre.
Pour configurer l’import depuis HAL, voir Co-publications depuis HAL.
Géographie et organisations
Pays
Liste des pays (environ 150 entrées) avec code et nationalité associée. Alimente les filtres géographiques et la cartographie.
Villes
Villes liées à un pays, avec coordonnées GPS pour la localisation sur carte.
Organisations
Établissements partenaires. Voir la page dédiée Gestion des organisations.
Types d’organisation
Catégories d’établissements (université, laboratoire, entreprise, organisme de recherche…).
Types métier
| Liste | Utilisation |
|---|---|
| Appels à projet | Nature des financements de projets (ANR, Europe, fondations…) |
| Types de réseau | Classification des réseaux de recherche |
| Types d’événement | Colloque, école d’été, staff week… |
| Natures d’événement | Complément de typologie des événements |
| Types de personnel | Enseignant, administratif, chercheur (mobilités personnels) |
| Types de mobilité | Catégories de mobilités étudiantes |
| Types d’accord | Typologie des conventions Erasmus / hors Erasmus |
Formations et financements
Filières
Filières de formation de l’établissement. Utilisées notamment pour les mobilités étudiantes.
Programmes
Programmes d’échange et de bourses (Erasmus+, bourses régionales…). Liés aux accords et mobilités.
Sources de financement
Financements des mobilités et projets (Erasmus, ANR, fonds propres…).
Mots-clés
Les mots-clés (tags) permettent de qualifier transversalement projets, laboratoires, réseaux, événements et mobilités. Ils sont exploités dans le panneau Sélection du menu latéral.
Bonnes pratiques
- Vérifier avant d’ajouter — recherchez une entrée existante sous un libellé proche.
- Libellés courts et explicites — évitez les abréviations incompréhensibles pour les autres référents.
- Ne pas supprimer une entrée encore utilisée dans des fiches sans migration préalable.
- Coordonner avec le service RI pour les listes liées aux imports MOL/MO (programmes, types d’accord).
Créer ou modifier une entrée
- Menu Listes → choisissez le référentiel.
- Cliquez sur Créer ou ouvrez une ligne existante.
- Saisissez le libellé et les champs spécifiques (code, rattachement…).
- Enregistrez.
Listes liées aux imports
Les imports CSV d’accords et de mobilités s’appuient sur les libellés ou identifiants de ces référentiels. Toute modification de libellé peut affecter les imports futurs : privilégiez l’ajout d’une nouvelle entrée plutôt que le renommage d’une entrée historique.