Gestion des organisations

À quoi ça sert

Les organisations sont les établissements partenaires (universités, laboratoires, entreprises…) référencés dans LaBRRI. Cette page décrit leur gestion administrative : création, références externes, consolidation et qualité du référentiel.

Qui peut le faire

  • Créer et modifier : administrateurs (menu Listes → Organisations) ou utilisateurs avec droits d’écriture explicites.
  • Traiter une demande d’ajout : administrateurs via l’assistant décrit dans Traiter les demandes d’ajout.

Pour la sélection d’une organisation dans un formulaire (côté référent), voir Organisations — sélection.

Traiter une demande d’ajout d’organisation

Lorsqu’un référent soumet une organisation depuis un formulaire de saisie, l’administrateur ne crée pas l’entrée directement dans Listes → Organisations : il traite la demande dans Gestion → Demandes d’ajout.

Le traitement passe par un assistant en trois temps possibles :

  1. Recherche de doublons ou d’homonymes dans le référentiel ;
  2. Création ou sélection de l’organisation retenue (mêmes règles d’alerte homonymes que lors d’une création manuelle) ;
  3. Liaison optionnelle à la fiche d’origine (partenaire ou établissement).

Le détail des étapes est décrit dans Traiter les demandes d’ajout — cas organisation.

Créer une organisation

  1. Listes → Organisations → Créer.
  2. Renseignez :
  3. Libellé (obligatoire) — nom officiel de l’établissement ;
  4. Type d’organisation ;
  5. Code de référence (optionnel) ;
  6. Site web (optionnel) ;
  7. Pays et ville ;
  8. Coordonnées latitude / longitude (pour la carte).
  9. Ajoutez des références externes si l’organisation est connue sous d’autres identifiants (ROR, HAL, Wikidata…).
  10. Enregistrez.

Alerte homonymes

Lors de la création, LaBRRI signale les organisations au libellé proche ou identique. En cas de correspondance exacte, l’enregistrement est bloqué : utilisez l’organisation existante plutôt que d’en créer une nouvelle.

Création d'organisation — alerte homonyme

Références externes et consolidation

Les références externes permettent de lier une organisation LaBRRI à des identifiants issus d’autres systèmes (ROR, HAL, Wikidata…). Lors de l’import CSV ou de la consolidation, ces références facilitent l’alignement automatique des partenaires.

Pour une vue d’ensemble métier de la consolidation de la base partenaires (identifiants, OrgaSearch, fusion des doublons, imports CSV, Matchtrain…), voir la documentation de déploiement — Consolidation partenaires.

Voir aussi Import CSV pour l’import massif d’organisations.

Points d’attention

  • Privilégiez toujours une organisation existante plutôt qu’une création en doublon.
  • Vérifiez le pays et la ville : ils conditionnent les filtres géographiques et la vue carte.
  • Après un import massif d’organisations, contrôlez les alertes de consolidation proposées par l’application.