Co-publications depuis HAL

À quoi ça sert

La rubrique Co-publications internationales est alimentée automatiquement depuis HAL. Les référents et lecteurs habilités consultent les fiches ; il n’y a pas de saisie manuelle dans cette rubrique.

Pour que les publications d’une unité de recherche apparaissent dans LaBRRI, l’administrateur doit indiquer, sur la fiche de l’unité, à quelle(s) structure(s) HAL elle correspond.

Qui peut le faire

Action	Qui
Renseigner le rapprochement unité ↔ HAL	Administrateur (menu Listes → Unités)
Consulter les co-publications	Référents et lecteurs selon les profils

Fonctionnement général

L’administrateur associe chaque unité de recherche LaBRRI à une ou plusieurs structures HAL via le champ Code référentiel autre.
LaBRRI synchronise régulièrement les publications depuis HAL et les rattache aux unités configurées.
Seules les publications considérées comme internationales sont retenues : elles doivent comporter au moins un partenaire (structure) hors de France.

Les partenaires étrangers mentionnés sur une publication sont rapprochés, lorsque c’est possible, du référentiel Organisations de LaBRRI.

Synchronisation

Les co-publications sont mises à jour automatiquement, en général une fois par semaine (généralement le samedi soir).

Après modification du Code référentiel autre d’une unité, les nouvelles publications peuvent n’apparaître qu’après la prochaine synchronisation. En cas d’urgence, contactez l’équipe technique de votre instance pour une relance manuelle.

Autres synchronisations

Les personnels, doctorats ou étudiants issus de SIHAM ou Apogée suivent d’autres calendriers de mise à jour. La configuration HAL des unités n’est pas modifiée par ces synchronisations.

Configurer le rapprochement

Accès

Menu Listes → Unités.
Ouvrez l’unité concernée (ou créez-la).
Renseignez le champ Code référentiel autre.

Ce champ est distinct du Code Siham (mis à jour depuis le SI des personnels) et du Code Apogée (rattachement des doctorats en cotutelle uniquement). La mise à jour automatique des libellés ou codes Siham ne remplace pas le code référentiel autre que vous avez saisi.

Préfixe HAL_ obligatoire

L’identifiant numérique de la structure HAL doit être précédé du préfixe HAL_.

Saisie dans LaBRRI	Pris en compte ?
`5545`	Non
`HAL_5545`	Oui
`5545;12389`	Non
`HAL_5545;HAL_12389`	Oui

Une ou plusieurs structures HAL

Une même unité LaBRRI peut publier sous plusieurs structures HAL. Indiquez alors tous les identifiants dans le même champ, séparés par un point-virgule (;), sans espace :

HAL_5545;HAL_12389

Exemples :

Situation	Code référentiel autre
Une structure HAL (identifiant `5545`)	`HAL_5545`
Deux structures pour la même unité	`HAL_5545;HAL_12389`
Trois structures pour la même unité	`HAL_5545;HAL_12389;HAL_98765`

Une publication est rattachée à l’unité dès que l’une des structures HAL qu’elle mentionne correspond à l’un des codes renseignés.

Retrouver l’identifiant d’une structure HAL

Identifiez la structure de votre unité sur HAL.
Notez son identifiant numérique (par exemple 5545).
Saisissez dans LaBRRI : HAL_5545 (et non 5545 seul).

Bonne structure

Il s’agit de la structure HAL de votre unité, pas de celle des partenaires étrangers. Les partenaires étrangers sont traités séparément dans le référentiel Organisations.

Ce qui apparaît dans LaBRRI

Pour chaque co-publication importée, la fiche affiche notamment :

l’identifiant HAL (avec lien vers la fiche HAL) ;
la date de publication ;
les unités de recherche rattachées ;
le résumé, les co-auteurs et les partenaires ;
d’éventuels mots-clés.

Les co-auteurs reconnus dans le référentiel Personnels y sont liés ; les autres figurent dans la liste des auteurs complémentaires.

Dépannage

Aucune co-publication pour une unité

Le Code référentiel autre contient-il bien le préfixe HAL_ devant chaque identifiant ?
L’identifiant correspond-il à la structure sous laquelle les publications sont déclarées dans HAL ?
La synchronisation hebdomadaire a-t-il eu le temps de s’exécuter depuis la dernière modification ?

Une publication connue sur HAL manque dans LaBRRI

Est-elle bien rattachée, dans HAL, à une structure couverte par le Code référentiel autre de l’unité ?
Comporte-t-elle au moins un partenaire hors France ?
Toutes les structures HAL de l’unité sont-elles listées ? Complétez avec les identifiants manquants, séparés par ;.

Les partenaires étrangers affichés ne conviennent pas

Le rapprochement avec le référentiel Organisations est automatique et dépend du libellé. Enrichissez ou corrigez les organisations si nécessaire (voir Gestion des organisations).